为使学院印章和各部门印章的制作和管理使用有章可依，做到既具权威性、严肃性，又能提高工作效率，堵塞工作漏洞，根据《国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》(国发〔1993〕21号)精神，结合学院实际，特制定本规定：

一、印章的制作

（一）学院新成立的部门刻制印章、原部门变更名称和印章破损需要更换的，由用印部门向学院办公室提出申请，由学院办公室按照有关规定报请上级有关部门刻制，并由学院办公室负责统一发放。

（二）新章刻制好后，由学院办公室发文启用。对更换新印章的，必须将原印章交院办验收，新印章启用原印章同时作废。

（三）任何部门不得擅自刻制印章，违者要追究部门负责人的责任。

二、学院印章的使用

（一）介绍信、证明类

⒈教职工开具公务证明、介绍信等证件，必须经所在处室负责人签字同意后方可办理；

⒉学生开具学院证明或介绍信等证件，必须由有关部门领导签署意见后，指派工作人员到学院办公室办理；

⒊教职工和学生办理一般身份证明的，凭工作证或学生证即可办理。但教职工、学生持个人身份证明从事非法行为造成的一切后果，由本人负责，如对学院的声誉或经济造成损失的，还应追究该教职工或学生的责任；

⒋无特殊情况不能开空白介绍信。

（二）证书、聘书类

⒈以学院名义颁发的奖状、聘书、证书等，必须经学院领导审批同意或以学院领导签发的文件为依据方可加盖学院公章；

⒉对一些重大的奖状、聘书等证书须用印的，应经学院法人代表或法人代表委托代理人签字后，方可用印。

（三）涉外出境类

⒈公费出国、自费留学等申报表用印，由外事处专人到学院办公室处理；

⒉出国旅游和探亲申请表用印，须经本部门领导同意，主管院长签字后，方可用印。

（四）其他

⒈对外签订意向书、担保书、协议书和合同需用印时，应按《广东培正学院合同管理规定》要求办理，各系（部、中心）、处室印章不可对外签订合同；

⒉业务性的联系公函、报表等，部门领导审批后，经主管院长同意，方可用印；

⒊学院领导个人名章的使用，必须经本人同意后方可用印。

三、学院印章的管理

（一）印章管理人员使用印章时要严守纪律，坚持原则，认真负责。

（二）以学院名义印发的公文加盖学院公章时，必须底稿齐全，并有学院领导签字。用印公文份数须与底稿标明印制的份数相符。

（三）各部门文件（指非正式行文的文件，如证明、银行往来业务、补办学生证等等）需盖学院印章时，应预备多一份（简称备份）供学院办公室存档。备份有原件的可提供原件或复印件，文件如页数较多，可仅复印首尾2页（有领导签名的）。

（四）使用学院印章必须在《用印登记薄》上登记。印章管理人员要管理好《用印登记薄》，以备查考归档。

（五）印章管理人员根据用印登记本的顺序编号登记在备份上，并按顺序归档备查。

（六）如遇特殊或紧急情况（主要指各级领导均不在场）必须用印的，可由经办人电话请示领导同意并有至少一位行政人员或各部门负责人证明的，可先用印，但事后必须在3个工作日内补办用印手续，如遇假期，则在假期后上班第一个星期3个工作日内补办用印手续。

（七）用印新程序简图如下：

文件 → 领导审批 → 学院办公室核对 → 经办人登记 → 盖章 → 备份存档

四、印章的保管

（一）学院印章应放置在保管箱内，使用完毕即放回保管箱内。

（二）学院以及各部门印章必须由专人管理，不得随意委托他人代存代用，不能随意乱放或借用。学院印章由学院办公室机要秘书负责保管使用，各部门印章原则上由各部门秘书保管使用，一般只限于在院内使用，不能作为法人印章使用。印章管理人员因事外出应将印章交给本部门负责人或其指定人员代管，返回时再收回。任何人不得擅自将印章带离办公室，因特殊情况需携带学院印章外出，须经院办主任同意并有两名学院人员同往方可携带外出。

（三）印章应保持清洁，印面字迹清晰、印泥颜色纯正，加盖时应注意位置端正。