第十三章  会计档案管理制度

第一百零六条  会计档案是记录和反映经济业务的重要史料证据，包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、财务资料备份软盘、备份光盘等会计核算专业材料。

第一百零七条  会计档案原则上由各学院档案部门统一管理。本着方便使用的目的，当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务处保管二年，期满之后原则上应由财务处编制清册移交学院的档案部门保管；档案管理工作接受财政机关和学院的业务指导、监督与检查。

第一百零八条  财务处应有专人负责保存会计档案，定期将财务处归档的会计资料按类别，按顺序整理立卷或装订成册，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时归档的会计档案严防受潮、受损。

第一百零九条  会计档案的保管应严格保密制度，不得随意堆放，严防泄密。学院调阅档案时应由档案保管人做好调阅与归还记录。向外单位提供利用时，须知会学院财务处后报学院院长批准，但不得拆散原卷册。会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，须经董事长（或其授权委托人）批准后方可借出，但必须跟踪限期归还。

第一百一十条 会计档案的保管期限，根据其特点分为永久和定期两类。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。具体会计档案保管期限参照学院档案室的有关规定进行管理。

第一百一十一条 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经财务处负责人审查，学院院长核准，报董事长（或其授权委托人）批准后执行。会计档案保管期满时仍未了结的债权债务，销毁时应把关于债权债务的原始凭证单据抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。会计档案销毁时应由财务处、审计处（未设审计处时可由董事会派员代行使审计处职能）有关人员共同参加，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况上报董事会。

第一百一十二条 关联公司、下属二级核算单位的撤销、分立、合并，以及基建工程完工后的全部会计档案，应及时向学院财务处或学院财务处指定单位移交，并按规定办理移交手续。

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