第十二章  会计电算化制度

第一百零一条 为了加强财务软件的操作使用管理，确保财务处所使用软件（以下简称财务软件）的正常运行及会计信息的全面、准确与安全，特制定本制度。

第一百零二条 为财务软件系统安全，财务处局域网应安装网络防火墙。所有财务人员所使用的计算机相关密码应到学院财务主管院长处登记，一经登记后不得擅自变更。如发现密码泄密等原因确需更改的，更改后即日应上报。

第一百零三条 财务软件操作使用人员的规定

（一）操作使用人员是指有权使用财务软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员。根据会计电算化工作要求财务部门应配备以下操作使用人员：

⒈系统管理员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的密码；

⒉数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员不得进行凭证复核操作。出纳人员、系统维护人员不能担任数据录入人员工作；

⒊数据复核员: 负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性、合法性审核，确保入帐数据的完整与正确；

⒋数据管理人员: 负责已复核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据资料的安全保密工作；

⒌系统维护人员: 负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。

（二）操作使用人员的操作权限

⒈系统管理员必须根据用友财务软件的特点和本单位特点确定会计电算体系与会计核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合学院管理要求、上级主管部门和财政主管部门要求；

⒉数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作；

⒊系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作；

⒋用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机；

⒌操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。操作人员的保密字必须牢记，并注意要安全保密，否则出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸的责任；

⒍出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作；

⒎备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。

第一百零四条  系统备份制度参见《广东培正学院数据备份管理制度》，其中财务处还必须：

（一）每月月底必须对系统中的总帐进行打印；每年（一般以会计年度末为准）对所有明细帐进行打印；所有打印资料应由会计签名盖章后分门别类，按时间先后装订成册；

（二）会计数据的备份盘及自行开发源程序的备份盘应分别存放在三个地点以上（三个存放地点分别为学院机房、档案室、财务处）。

第一百零五条  为了更好地完成系统维护的任务，了解故障发生的原因、地点、时间，以及如何处理和处理结果等情况，并作为下阶段合理调整机时分配的依据，严格财务软件系统管理，特规定所有上机人员须填写《上机操作日志》：

（一）计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况。要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行情况；

（二）操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生则应及时登记记录并向系统管理员报告；

（三）不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作；

（四）系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单；

（五）操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终整理归档；

（六）以上规定由系统管理员监督执行。

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