广东培正学院外事处由处长王文忠领导统筹安排学院的外事工作，其余四名外事干事分工合作，各自工作职责如下:

1．       外事干事刘小梅工作职责

A．收集外教水电数、电话费用、外教考勤、超课时等并核实，计算外教工资、生活补贴、飞机票、旅游费和其他费用并安排发放。

B．外教的保险报销，向外教宣传解释保险政策，指导他们索取相关保险的资料，并为他们填写保险理赔单和获得保险赔偿。

C．香港外教临时住处的管理。随时记录外教要求去香港情况，同香港联络，传真给香港去港外教的情况，协调外教在香港住宿事宜。

D．随时提供给外单位和学院各部门所需外教材料，如各级公安部门，安全部门和学院各相关部门。

E．外教的美金兑换问题的解决。指导外教美金兑换，协调外教同银行的随时出现的各种问题，帮助外教从银行汇款等。

F．提供给外教所需的证明，如工资证明、在我校工作时间证明、推荐信和其他证明。

G．协助财务做好外教的税务申报，开具外教的所需要的税务登记证。

H．外事处经费预算和预算执行情况。

I．给予外教提供各方面帮助，如订酒店，租车，去医院等出行和生活上的咨询。

2．   外事干事慕文超工作职责

A．通过各种有效途经（如EMAIL，上网搜寻等）积极收集可聘外教资料，联系中，积极主动及时回复对方疑问。

B. 拓展招聘外教渠道，并保持与可能合作机构的联系、沟通。

C. 准备相关资料通过网上粘贴广告，招募合适外教。

D. 建立完美外教招聘程序、表格等等。

E. 提出合同修订草稿。

F．严格按照学院已定程序办理有关外教招聘事宜，尽最大可能控制拟聘外教质量。

G. 认真存贮有关外教资料，合理归档。

H. 做好新外教的迎接工作，如确认到达时间、接机等事宜，以及与香港方面的联系、信息沟通。

I. 及时处理外教的紧急情况；应急手机24小时开机；负责外教安全教育工作。

J． 翻译和整理外教资料，资料归档，建立数据库，对每一位外教的情况做到详细了解，如：国籍，出生年月，学历，特长，爱好，护照有效期，工作签证有效期等。

K．准备所需材料，填写申请表，文件盖章，复印合同，到广东省外国专家局办理外国专家证；按外专局规定，替外教保管已办好的专家证。

L. 带我院外教到广州公安局出入境指定的地点体检（广州），负责安排体检的一切事宜（包括取体检结果，对结果有问题的安排进行复检等）

M. 按公安局规定为每位外教到当地派出所办理住宿登记。

N. 填写签证申请表，为外教办理签证字头的转换，签证延期，办理一年内多次往返的工作签证；对中途离开的外教向公安局报告外专局，取消其签证

O. 帮助办理外教家属的探亲和居留许可证；对遗失证件的外教，帮助补办相关证件，与相关部门沟通协调等。

P. 为外教办理学院的工作证，借书证等。

Q. 负责外教资料统计，上报教育厅，公安局等上级部门所需文件。

R. 每年到机场或车站接待新外教，带外教参观熟悉校园，安排住房等。

S. 帮助外教去医院与医生沟通，照顾生病外教。

T. 为外教安排中文课，安排课时，教师，教材等。

4.     外事干事张文明工作职责

A．外教住房管理，从红蓝公司租房，外教住房分配，调配。

B．外教房内设施采购计划、配置、保管。

C．协调学院各部门处理好外教户内设施的日常维修，更换，并作好详细记录。

D．协助外教生活其它日常事务（如：为外教分发信件，订水，订煤气等）

E．外教网络的处理，日常维修协调。

F．外教住房资产清查，财产的保管。

G．外教住房安全问题的处理。

H．协助组织一年两次的外教旅游，和其它各项活动。

I．安排给外教住房卫生的打扫。每年有约40个外教流动和住房的调配、协调安排打扫卫生。

J．外教住房频频发生偷窍事件，安排协调总务对各个外教住房的门锁的更换。

5．外事干事张艳萍工作职责

二、国际交流办公室工作职责

1。对拟建立校际交流的外国、境外的大学和机构作可行性的审查、以及对我校和拟建立校际交流关系的大学和机构起草协议书和安排签字活动。
2.组织、安排与跟我校签定学术交流协议的大学和研究机构进行协议规定内容方面的学术交流和研究合作。 

3.协助学校接待重要外宾、与我校有交流关系的学校与机构以及与我校未签约的大学和机构的来访者的接待工作。
4.为进一步拓宽国际交流而展开前期或基础性的信息交往和接待工作。

5.积极推动各院系与国外境外的合作项目、合作办学，并向教育部国际交流与合作司申报合作办学项目。